BEM VINDO!
Face à realidade que temos vivido no período de matrículas, optamos por desenvolver um projecto tendo em vista o incentivo a desburocratização do processo de matrículas no Instituto Superior de Ciências Sociais e Políticas.
Apesar de serem notórias algumas melhorias neste campo, como a introdução de fases de interacção electrónica no processo de matrícula, continua a ser necessário a deslocação dos alunos ao instituto e um número ainda considerável de preenchimento de alguns documentos. Deste modo, sendo o período de matrículas de grande afluência verifica-se um tempo de espera elevado, ao qual se acrescenta a necessidade de preenchimento de documentos.
Neste sentido, o nosso objectivo consiste em apresentar uma solução que possibilite obter o grau de satisfação dos alunos ISCSP, de forma a que possa ser pensado um processo que permita ultrapassar todas as fases, deslocações e tempos de espera. Propomo-nos como tal a criar de um sistema de sugestões que permita averiguar as eventuais insatisfações sentidas pelos alunos do instituto, procurando demonstrar que este exemplo poderia ser alargado a outros campos.
Descrita a realidade vivida nesta instituição, propomo-nos a executar as seguintes tarefas:
-Recolha de opiniões junto da população-alvo;
-Recolha de dados sobre a viabilidade do projecto e possível implementação do mesmo junto da instituição;
-Tratamentos dos dados recolhidos junto da população-alvo;
-Construção da página HTML.
FEED-BACK DOS ALUNOS ISCSP
Face à exigência que se coloca com o desenvolvimento deste trabalho, a recolha das opiniões dos alunos ISCSP, apresentamos de seguida os dados que obtivemos com o tratamento da informação.
1.Está satisfeito com o actual processo de matrículas no ISCSP?
Gráfico 1
2.Se respondeu negativamente, responda à seguinte questão escolhendo apenas duas das quatro hipoteses:
Hipoteses:
A-Perco demasiado tempo em filas de espera para a entrega de documentos
B-O número de papéis para preencher é excessivo
C-A utilização do NETPA nao é intuitiva
D-O número de computadores disponíveis não é suficiente
Gráfico 2
Ainda no que diz respeito ao questionário que realizamos, foram tecidas algumas sugestões pelos alunos e que apresentamos de seguida:
-É necessário um NETPA mais amigável;
-Informatizar o mais possível o processo de matrículas;
-Aumentar o número de funcionários da secretaria, bem como a sua formação;
-Efectuar o processo de matrículas a partir de casa, sendo necessária a deslocação ao instituto, apenas para carimbar os papéis para confirmação de recepção do processo;
-A secretaria deveria ter o processo realizado, sendo so necessária a nossa confirmação;
-Aquisição de novos computadores.
AS RESPOSTAS ISCSP
A concretização do nosso projecto não seria viável se não recolhessemos toda a informação necessária que envolve o processo de matrículas bem como a opinião de responsáveis agregados a instituição em análise.
Neste sentido, optámos por estruturar um pequeno questionário que tem como intuito esclarecer o procedimento inerente as matrículas ISCSP.
De seguida, passamos a citar as respostas que nos foram gentilmente confiadas.
Questão 1:Quais os passos e processamento de matrículas na secretaria (dado que os alunos de primeiro ano deve ser diferente dos alunos de segundo e terceiro ano e de mestrado e doutoramento)?
Resposta:
Primeiro CICLO: Primeiro Ano/Primeira matrícula
Os alunos colocados em cada fase de candidaturas ao Ensino Superior dispõem de um prazo pré-determinado pela DGES para procederem a inscrição e matrícula na IES em que foram colocados, findo o qual as vagas nao preenchidas sao comunicadas por cada IES a DGES para reaproveitamento para a fase de candidaturas seguinte.
Os alunos colocados no ISCSP procedem a sua inscrição no sistema informático disponibilizado para o efeito, entregando de seguida na Secção de Alunos, para validação, o print do boletim de matrícula electrónico e a documentação exigida pelo ISCSP.
Após o processo de validação e criado automaticamente o número mecanográfico do aluno e a conta corrente respectiva, a qual serão associados as propinas e emolumentos que cada aluno deverá pagar no serviço de Tesouraria.
Quando esta fase estiver concluída o aluno dirige-se à Tesouraria onde deverá pagar a primeira prestão da propina e o seguro escolar. Após efectuado este pagamento, o aluno e considerado como estando matráculado no ISCSP.
Primeiro CICLO: Segunda matrícula e seguintes
Os alunos do ISCSP procedem à sua inscrição no novo ano curricular no sistema informático disponibilizado para o efeito, entregando de seguida na Secção de Alunos, para validação, o print do boletim de matrícula. Após o processo de validação são associados a conta corrente do aluno as propinas e emolumentos que cada aluno deverá pagar no serviço de Tesouraria.
Quando esta fase estiver concluída o aluno dirige-se à Tesouraria onde deverá pagar a primeira prestação da propina e o seguro escolar. Após efectuado este pagamento, o aluno e considerado como tendo renovado a sua matrícula no ISCSP.
Questão 2: Passos a ser dados pelos alunos para a conclusão/realização das suas matrículas (inclui as inscrições no netPA)?
Resposta: Os alunos apenas tem de proceder à sua inscrição no novo ano curricular no sistema informático disponibilizado para o efeito (netPA), preenchendo os campos marcados como obrigatórios e entregando de seguida na Secção de Alunos, para validação, o print do boletim de matrícula e a documentação comprovativa dos dados de identificação pessoal.
Devem igualmente apresentar o boletim de vacinas actualizado. Ap&óacute;s este passo, cada aluno deverá pagar no serviço de Tesouraria a propina correspondente e o seguro escolar.
Os dados recolhidos actualmente correspondem aqueles necessários para responder ao inquérito RAIDES do GPEARI, e incluem, obrigatoriamente:
-Nome e idade;
-Filiacao e profissão dos pais;
-Número de BI/Cartão do Cidadão/Passaporte;
-Número de Contribuinte;
-Nacionalidade e Naturalidade;
-Contactos (morada, telefone e e-mail);
-Instituição em que se inscreve;
-Curso em que se inscreve;
-Ano/Semestre em que se inscreve;
-Escola do Ensino Secundário de onde e proveniente.
Questão 3: Como é processada a informação pela secretaria após receber cada matrícula?
Resposta: Na primeira matrícula e solicitado ao aluno, no acto de inscrição, que preencha um conjunto de dados, que são posteriormente validados pela Secção de Alunos.
Estes dados são impressos e colocados, juntamente com fotocópias da documentação entregue pelo aluno, numa pasta individual que acompanha toda a vida académica do aluno. Inscrições subsequentes, bem como outra documentação oficial (requerimentos, ofícios, equivalencias, informações dos Serviços) trocada entre a Instituição e o Aluno, tem cópia/original na respectiva pasta.
Após o processo de matrículas, a Secção de Alunos faz a verificação de todos os processos de todos os alunos, procurando identificar situações de erro, nomeadamente:
-Se o aluno está inscrito no ano curricular correcto;
-Se o aluno está inscrito nas unidades curriculares correctas;
-Se o aluno preencheu correctamente os campos obrigatórios.
Caso sejam verificadas incorrecções, os alunos serão chamados para proceder à correcção dos dados.
Questão 4: Seria possível introduzir mais um passo electrónico nas matrículas do ISCSP?
Resposta: Sim.
Teria de ser feito um briefing à empresa que produz o sistema informático de apoio à gestão académica, em que estivesse identificada a alteração pretendida, a sua função e objectivos e as interligações dentro do sistema. Esse briefing seria analisado e alvo de orcamentação. Caso o orçamento fosse aprovado, entrar-se-ia numa fase programação da alteração solicitada, à qual se seguiria uma fase de testes em base de dados específica para o efeito. Quando tudo estivesse operacional, passar-se-ia a alteração solicitada para a base de dados de produção, isto é, para o ambiente de trabalho real.
Questão 5:De acordo com a informação que nos disponibilizou, os alunos efectuam a sua inscrição no netPA e posteriormente entregam na Secção de Alunos, para validação, o print desta inscrição, significa que não existe cruzamento de dados entre a Secção de Alunos e o netPA?
Resposta: Existe.
A entrega do print tem três objectivos:
- Levar o aluno à secção de alunos após a realização da matrícula no netPA para mostrar a documentação de suporte a matrícula (BI, Boletim de Vacinas) e para ter a certeza que o aluno paga de imediato a primeira prestação da propina;
- É mais fácil e rápido validar a fiabilidade dos dados na versão impressa do que na versão digital;
- O print entregue pelos alunos e arquivado no processo pessoal em papel que mantemos como suporte de tudo o que existe em sistema informático, acompanhando todo o percurso académico do aluno.
UM EXEMPLO REAL - Fénix
O projecto Fénix tem como objectivo o desenvolvimento de um sistema integrado de informação académica, baseado numa filosofia open source. Para mais informações sobre este projecto clique aqui
Face ao que vos viemos a apresentar, seria importante recolher mais opinões e sugestões de alunos ISCSP.
Para tal disponibilizamos o nosso pequeno questionário:
OBRIGADA E ATÉ BREVE!
Andreia Martins
Patrícia Lopes
Sandra Mestre